Interne Meldestelle gesetzeskonform umsetzen - ohne Bürokratie-Chaos
Allegatio implementiert und betreibt digitale Hinweisgebersysteme für mittelständische Unternehmen – strukturiert, diskret und klar organisiert.
Pflicht erfüllt - aber ist Ihre Meldestelle wirklich strukturiert?
Seit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes müssen Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden eine interne Meldestelle einrichten. Viele Betriebe haben reagiert – häufig mit einem schnellen Formular oder einer internen E-Mail-Adresse.
Doch eine Meldestelle ist kein Posteingang. Sie ist ein Prozess mit Fristen, Vertraulichkeitsanforderungen und dokumentierter Bearbeitung. Kommt es zu einer Meldung, zeigt sich schnell, ob die Struktur trägt – oder ob improvisiert werden muss.
Und genau dort entsteht das Risiko.
Unklare Zuständigkeiten
Wer prüft? Wer dokumentiert? Wer entscheidet?
In vielen Unternehmen wird eine Meldestelle eingerichtet, ohne dass die internen Rollen sauber definiert sind. Geht eine Meldung ein, entsteht Abstimmungsbedarf – oft unter Zeitdruck.
Allegatio definiert mit Ihnen klare Verantwortlichkeiten, Vertretungsregelungen und Eskalationswege – bevor die erste Meldung eingeht.
Unsichere Dokumentation
Nachweise fehlen oder sind nicht revisionsfähig.
Das Gesetz verlangt eine nachvollziehbare Dokumentation der Bearbeitung. Lose E-Mails oder unstrukturierte Notizen reichen im Ernstfall nicht aus.
Allegatio stellt eine strukturierte, systematische Erfassung jeder Meldung sicher – inklusive chronologischer Prozessdokumentation.
Fristversäumnisse
Gesetzliche Rückmeldefristen werden übersehen.
Zwischen Eingangsbestätigung, Rückmeldung und Abschluss gelten klare zeitliche Vorgaben. Ohne definierten Ablauf geraten diese schnell aus dem Blick.
Allegatio integriert feste Prozessschritte und Erinnerungsmechanismen in den Bearbeitungsablauf.
Interne Interessenkonflikte
Bearbeitung durch betroffene Hierarchieebene.
Wenn Hinweise gegen Führungskräfte oder zentrale Stellen gerichtet sind, kann die interne Bearbeitung schnell heikel werden.
Allegatio unterstützt Sie bei der Einrichtung neutraler Zuständigkeiten – optional auch durch den Betrieb einer externen Meldestelle.
Umgang mit anonymen Hinweisen
Fehlende Zwei-Wege-Kommunikation.
Anonyme Meldungen erfordern eine sichere Möglichkeit zur Rückfrage, ohne die Identität preiszugeben. Ohne technisches System ist das kaum umsetzbar.
Allegatio ermöglicht eine geschützte, anonyme Zwei-Wege-Kommunikation über Case-ID und PIN – ohne Login oder personenbezogene Registrierung.